Configuração Planilha

É possível definir que o sistema de importação de planilha funcione de duas maneiras:

  1. Validar e importar planilha de uma só vez.
  2. Validar e importar planilha em duas etapas.

Quando a opção “Validar e importar planilha de uma só vez” está MARCADA (ver imagem), o usuário depois que validar a planilha, pode escolher importar os dados, se nenhum tipo de erro for encontrado em sua planilha. Funciona da seguinte maneira, primeiro é necessário validar os dados e depois de corrigir todos os erros, um botão “Importar” na parte superior direita será exibido, para importar, basta clicar nesse botão.

Quando a opção “Validar e importar planilha de uma só vez” está DESMARCADA, o processo de importação funciona em duas etapas. Com essa opção o usuário comum não consegue importar a planilha, ele apenas valida e envia para importação. Quando ele terminar de validar um botão Enviar será exibido, ao clicar nesse botão, os dados ficam em estado de espera, até que o responsável por importar conclua o processo (O responsável é definido na tela de permissões de usuário, quem estiver com a permissão de Importador de Planilha marcada).

Essa configuração só pode ser feita por quem tem a permissão de Administrador/Curador do sistema.

Acesse o menu Admin/Configuração, vá até a parte de “Configurações para importação de planilha” e marque ou desmarque a opção “Validar e importar planilha de uma só vez”. O ajuste deve ser feito para configurar o sistema de acordo com a descrição anterior.

Importador de Planilha

Caso o sistema esteja configurado para funcionar conforme a descrição da opção 2, algum usuário precisará ficar responsável por concluir o processo de importação. O importador de planilha receberá um e-mail automático do sistema, sempre que uma planilha for validada (é importante conferir a caixa de spam do e-mail).

Para concluir a importação, basta acessar o menu Espécime/Importar Planilha, caso existam planilhas aguardando a importação, uma tela será exibida com a lista de planilhas disponíveis, com seus respectivos nomes de base, informados durante a validação. Basta clicar no nome da base desejada, e em seguida, uma outra tela será exibida com informações mínimas sobre a planilha, caso seja necessário uma breve conferência. Será possível excluir algum registro se for necessário, basta marcar os registros e clicar no botão “Excluir”.

Para concluir a importação clique em “Importar”, ao final do processo uma mensagem de sucesso será exibida e o dono da planilha receberá um e-mail automático informando que a planilha foi importada.

Coordenadas Obrigatórias

O sistema também oferece a opção para definir o campo de coordenadas como obrigatório. Para isso, basta acessar o menu Admin/Configuração, marcar a opção “Definir coordenadas como obrigatórias” e digitar o ano de coleta cujas coordenadas serão obrigatórias, preenchendo o campo “Ano para iniciar a validação de coordenadas obrigatórias”. Exemplo: Se for definido o ano de 2020 como ano inicial para validar as coordenas, apenas as coletas com ano igual ou superior a 2020 terão esse dado como obrigatório.

Veja a imagem com o modelo de preenchimento:

Validar localidade informada com a localidade refente as coordenadas.

Também temos a opção para definir como obrigatório a validação das localidades informadas com as localidades refentes as coordenadas. Para habilitar essa verificação basta marcar o campo “Validar localidade informada com a localidade refente as coordenadas”. Com esse campo marcado o sistema só aceitará a importação de planilha quando as localidades referentes as coordenadas forem as mesmas das localidades informadas. A correção poderá ser feita ao corrigir as coordenadas ou alterar a localidade informada nos campos “country”, “majorarea”, “minorarea”.

Veja a imagem com o modelo de preenchimento: