Processo de validação de planilha

Para validar sua planilha basta seguir os seguintes passos:

  1. Selecione a coleção botânica.
  2. Informe o nome da base de dados que deseja criar ou marque a opção para ser gerado o nome automaticamente.
  3. Selecione a planilha que será enviada navegando pelas pastas de seu computador.

Para finalizar o processo basta clicar o botão enviar e será iniciado o processo de validação de sua planilha.

Obs. Se for importar mais de um planilha no mesmo dia, você deverá informar o nome da base sugerida, pois como o nome da base deve ser único, se escolher gerar o nome da base automaticamente retornará uma mensagem, pois o padrão de criação de nomes automáticos que está definido é “Coletas+seu login+data atual”, então se escolher criar mais de uma base no mesmo dia usando essa opção retornará a seguinte mensagem “O Nome da Base informado já existe, favor informar um nome diferente e tentar novamente!”, caso isso ocorra, não tem problema, basta iniciar o processo novamente e digitar o nome da base diferente ao já criado.



Um exemplo de preenchimento da planilha é apresentado para os campos principais:




Funcionamento:

Caso seja verificado algum tipo de erro ou alerta em sua planilha será exibido uma tela apontando os tipos de erros, basta fazer as correções direto em sua planilha (local) e iniciar o processo de validação novamente. A seguir são apresentados exemplos de mensagens de erro:



Legenda:

  • O “X” representa um erro que precisa ser corrigido.
  • A “!” representa apenas um alerta de diferenças quanto a lista do Brasil, caso apareça não será um impeditivo para submeter a planilha.



A lista completa de validações é apresentada em: Lista de validações

Finalizar processo:

  • Quando nenhum erro for verificado pelo sistema, será exibido o botão 'Importar' para submeter os dados validados ao processo de importação.

Validação de planilha para coleção viva (Arboreto)

Foi incluído no sistema uma planilha padrão no formato com novos campos para atender a coleção do Arboreto. Para fazer uso desse recurso, basta acessar a tela de validação de planilha, baixar a nova planilha padrão da coleção viva, selecionar uma coleção do tipo Arboreto (ex. RBv), clicar em “escolher arquivo”, buscar um arquivo preenchido com o novo formato e clicar em “Enviar”.

Importação simultânea de planilha para dados em coleções correlatas

Esta funcionalidade foi criada com o objetivo de evitar o retrabalhar dos pesquisadores que, quando necessário, precisavam validar e importar uma planilha para cada coleção e, depois, ainda tinham que acessar o sistema para informar cada testemunho correlato individualmente.

Agora, a função de dupla importação de planilha em coleções correlatas permite que os dados de uma planilha sejam importados para as duas coleções selecionadas de forma simultânea, já fazendo a associação dos espécimes correlatos em ambas as coleções.

Configuração da Função

Para fazer uso dessa função, em primeiro lugar, é preciso que ela seja ativada na tela de configuração do herbário. Para isso, basta acessar o menu “Admin/Configuração”, ir até as opções de “Configurações para importação de planilha”, clicar no item “Ativar dupla importação de dados com associação de correlatas” (Figura 1) e salvar a nova configuração clicando no botão “Salvar” ao final da página. Obs: A tela de configuração fica ativa apenas para os curadores/administradores do sistema na instituição.

Figura 1 - Ativando função de dupla importação de dados com associação de correlatas.

Também é preciso que a permissão “Importador planilhas para coleções simultâneas” esteja ativa para cada usuário que precisar fazer uso dessa funcionalidade. Para cadastrar essa permissão, basta acessar o menu Admin/Usuário, aplicar o filtro para identificar o usuário em questão, clicar sobre o nome do usuário e ir em “Permissões”. Uma nova tela será aberta, basta clicar para ativar o perfil de “Importador planilhas para coleções simultâneas”, como na Figura 2. Somente com essas permissões que o usuário poderá fazer uso desse recurso.

Figura 2 - Ativando permissão de “Importador planilhas para coleções simultâneas”.

Uso da Função

Após ativar esta funcionalidade na tela de configuração e dar a permissão de acesso ao usuário, basta acessar a página de validação de planilha, no menu “Espécime/Validar Planilha”, que será possível visualizar uma nova caixa de seleção para escolha das coleções principal e correlata (Figura 3). Lembrando que as coleções só são exibidas de acordo com a permissão de cada usuário.

Figura 3 - Seleção de coleção principal e correlata para dupla importação de planilha.

É importante destacar que, caso uma das coleções a serem selecionadas possuam uma planilha específica, com mais campos que a outra, ela deverá ser selecionada como coleção principal, para que os dados desses campos sejam validados e importados no sistema. Caso isso não ocorra, esses dados específicos da coleção não serão importados. Ex. Para importar os dados da coleção RBv e carregar as correlatas para a coleção RB, a coleção principal selecionada deve ser “RBv” e a correlata “RB”, já que planilha padrão da coleção viva possui mais campos que a coleção RB.

Assim como no procedimento padrão para importação de planilha, a planilha será validada até que nenhum erro de importação seja verificado, dessa forma, ao final do processo um botão para finalizar a importação será exibido, basta clicar em “Importar” que a planilha será importada em ambas as coleções principal e correlata.

No final do processo, uma nova base de dados será gerada contendo os dados importados para ambas as coleções, já com a associação dos espécimes correlatos (Figura 4).

Figura 4 - Consulta de dados importados com a associação de coleções correlatas.